Lic. Oscar Ruiz González – Auxiliar Jurídico del Área de Derecho Administrativo y Cumplimiento Regulatorio en HGAbogados

La importancia que tienen las tecnologías y documentos digitales es evidente conforme pasan los años. Han venido a cambiar la visión en el ámbito jurídico, sobre todo los últimos cinco años en el país, y siendo una herramienta crucial para evitar la paralización del derecho público y privado desde el año 2020 a causa de las medidas sanitarias adoptadas por la pandemia ocasionada por el COVID-19.

Las firmas electrónicas y documentos digitales sirven para facilitar y eficientizar el desarrollo de las prácticas jurídicas como nunca antes, con lo que resulta necesario dar a conocer los siguientes conceptos:

Medio electrónico.- Mecanismo, instalación, equipo o sistema que permite producir, almacenar o transmitir documentos, datos e informaciones, incluyendo cualesquiera redes de comunicación abiertas o restringidas como internet, telefonía fija y móvil u otras.

Firma Electrónica.- es un conjunto de datos electrónicos que acompañan o que están asociados a un documento automatizado para la validación e identificación del firmante de manera inequívoca, asegurando la integridad del documento firmado,  esto es en  métodos para firmar (o validar) un documento electrónico o identificar a una persona.

Sin embargo, la utilización de las tecnologías para subsistir en el ámbito legal, económico, contable y financiero nos han dejado en posiciones vulnerables al fraude o malas prácticas de aquellos expertos en informática con el fin de beneficiarse indebidamente o generar un perjuicio al afectado. Por ello de la necesidad del uso de medios electrónicos y firmas electrónicas, surge también la necesidad de protegerse y conocer el debido uso de estos instrumentos.

En el día a día, el instrumento digital más utilizado por personas físicas o morales es la E.FIRMA tramitada ante el Sistema de Administración Tributaria, que para efectos jurídicos tiene la misma validez que la firma autógrafa del titular, por ello la importancia del debido resguardo en los medios electrónicos más confiables y no compartirla con terceros. 

Actualmente en México la normatividad que regula el uso de la Firma Electrónica o documentos digitales va desde el Código de Comercio, el Código Federal de Procedimientos Civiles, la Ley Federal del Procedimiento Administrativo hasta la Ley de la Firma Electrónica avanzada, que regulan las formas de su uso y la autorizan para la emisión de documentos legales, y que permiten y facilitan la voluntad de cada firmante con una previa captura de su firma jurídicamente aceptada.

Con el debido uso de los documentos digitales y firmas electrónicas, se reduce el uso y transmisión de papel y se refuerza el compromiso del país con la neutralidad de carbono. Además, con el uso de este recurso aumenta significativamente la cantidad y calidad de los servicios a disposición de los clientes de las instituciones públicas y privadas, lo que hace que el proceso legal sea más rápido y económico.

Las firmas digitales resuelven problemas graves de seguridad que otros mecanismos no pueden asegurar en la emisión de documentos, como las contraseñas simples, así como soporte legal cuando una autoridad emite un documento legal se sustenta con la firma electrónica de quién lo firma y en representación legal de quien lo realiza. Asimismo, se están creando firmas digitales como una forma efectiva de eliminar el robo de identidad personal, con la debida capacitación y uso cumpliendo la normatividad establecida por cada legislación según la materia en la que se practica y se ejerza la firma.

Por ello, nuestra recomendación a todos nuestros clientes es evolucionar al uso de medios tecnológicos con el fin de protegerse y proteger su negocio, así como para mejorar las prácticas del día a día con clientes, proveedores y cualquier agente económico con el que se tenga relación. 

Guadalajara, Jalisco noviembre de 2021.